平成最後という言葉をよく聞くようになった昨今。しっかり便乗して、お片付けも平成最後にやってみませんか？というご提案。今回は紙ものです。資料やダイレクトメールなどの特集です。どんなお宅でも事務所でも「資料が多くなって困るんです」というお問い合わせが多いです。

ダイレクトメールは、家に入れる時に仕分けする。

ダイレクトメールやチラシはどんどん家に入ってきます。玄関にゴミ箱を置いて、家に入れる前に仕分けてしまうと、ある程度は数が減ります。私の家（集合住宅）はありがたいことに、ポストのあるエントランスにゴミ箱があります。ポストから出したときに不要と判断したチラシは、ここで捨ててしまいます。ダイレクトメールは個人情報があるためにゴミ箱に入れるわけにはいかないため、自宅玄関のゴミ箱に入れるようにしております。玄関が広ければシュレッダーもここに置きたいくらいですが、さすがにそれはできませんね…。

封筒はすぐ開封

封筒を開けずにそのまま放置。開いたら支払いをしてほしいという連絡で、遅延金を支払う羽目に…。これは過去に私がしたことのある失敗です。あとで開けばいいやという気持ちがあると、開封することすら忘れます。いや、忘れてはいなくても「なんとなくそのままにしてしまう」ことがあるのです。不要ならばそのまま廃棄すべきです。「なんとなく」が紙モノを増やしてしまう理由のひとつです。

紙で必要な理由を探る。データ化するのもテ。

事務所は、そして店舗は「どんな紙」が増えますか？傾向を知っておきましょう。お客様にお出しする資料は絶対必要なものです。一方で販売代理店などは、販売元からチラシやカタログをどんどん持ってきて困る、といった話もあります。過去のカタログやチラシなど、お客様から問い合わせされることもあり、取っておく必要もある資料もたくさんあるでしょう。一例ですが、過去3年のチラシやカタログは数を減らして所持する、それ以前はデータ化しておくなどの対応をしないと、資料は増える一方です。結局段ボールに入れたままになってしまうのなら、データ化したほうがすぐに手元に残ります。

　

自宅の場合は、取扱説明書や新聞の切り抜き、過去の手紙など、何かの時に見返しておきたいモノをデータ化しておくと、パソコンやスマホで確認できることもできます。紙として残したいという気持ちもよくわかります。しかしながら、自宅は快適に過ごす場所です。快適な空間が作れないほどたくさんある場合は、データ化することをお勧めします。

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データ化の方法は、スキャン専用機はもちろんコピー機でスキャニング機能があるものから、スマートフォンで撮影してPDF化できるものまで様々です。自分でうまくできない、方法がわからない場合は、ご用命くださいませ。

　

ではでは、トトノエトトノウでした。