パソコンの整理で「フォルダの階層が深くて見つからないが、どうしたらよい？」という質問はよく受けます。 私自身もSE時代、職場のフォルダ階層が深くて、ファイルを探すのに10分、15分かかることはよくありました。

社内でフォルダ管理をされている方々。リスクを考えないままに階層を深くして整理したフリになっていませんか？ 社員の皆様、どういう対策を撮ったらよいかお悩みではありませんか？

IT業界では作業量を表す場合に「人月（にんげつ）・人日（にんにち）」という言葉を使います。「3人で作業をやると1日で終わる作業量」は3人日、「10人いれば一か月で終わる作業量」は10人月といいます。もともとは土木や建築業界で作業工数の見積もりを出すときに使う用語です。余談ですが、あくまで見積もりなので実際の能力の差は関係なく、「一人で3日かかる」と「3人で1日かかる」は同じとみなします。

もし50人の社員が、使用したいフォルダやファイルを探すのに毎日5分かかっていたとしたら、1か月で5500分かかっていることになります （50人×22日×5分 ）。これはおおよそ11.5人日分の作業時間と同じです（5500分÷480分≒11.5日）。また、1年間の営業日数はおおよそ250日と換算すると、50人全員が探し物におおよそ2.5日間使っているのと同じです。これを多いと思うか少ないと思うか、立場によっても変わってくるかもしれません。少なくとも経営者の皆様にとっては、決して小さくない時間数だと思います。

ちょっとした時間ですが、チリも積もれば、大きな損失ですね。

 

ファイル名は日付と略号を味方につける

ファイル名のつけ方を意識してますか？何となくつけてしまうと見つけにくくなります。日付をファイル名につけると、いつ作ったかがわかります。1月15日は「0115」、12月3日は「1203」のように、1桁の月日は頭にゼロをつけます。年をまたぐときは「20190331」と8桁を使うと、順番に並ぶので使いやすいですね。

横浜市営地下鉄が2002年に駅ナンバリングを始めました。この動きは各地域の地下鉄をはじめ全国に広がってます。例えば東京メトロ銀座線の日本橋駅は「Ｇ１１」です。これによって旅先や外国人にとって乗り換えや到着駅がわかりやすくなりました。 同じように、ファイルやフォルダに自分や家族、社員がわかるような略号をつけるのもわかりやすいですね。

例として、営業部のフォルダは「e01」 2019年4月8日に作成した ファイルは「20190408○○○」とつけることで、どんなファイルかがわかりますね。万が一場所がわからなくなっても日付や部署の略号がわかれば、選択肢が狭まりますね。

 

なるべく探す時間は減らしたいものです。なんとなくつけるのではなく、ある程度のルールを守ると、後でラクになりますよ。

 

ではでは。トトノエトトノウでした。