クリアデスクを励行している会社は多いです。会社に所属していると、盗難防止や個人情報漏洩に関する講習が開催される企業さんもたくさんありますね。私が企業に従事していた時も半年に一度は受けておりました。でも、そもそも大切なことを忘れていませんか？クリアデスクは「仕事をスムーズに進める」ための手段でもあるのです。

とある企業は個人情報漏洩関連には大変厳しく、クリアデスクを励行しています。ひきだしはなく、一人ひとつのロッカーが振り分けられているのみ。出社時や帰宅時に個人の資料とノートパソコンはすべて施錠ロッカーに入れます。机に出すときは必ず鍵をかけるように徹底されており、皆さんが帰った後の机上はとてもきれいです。しかし、キレイなのは見かけだけで、みなさんのロッカーの中がすごい！！過去の資料がこれでもかと押し込まれています。ロッカーは同じフロアにありますが、すぐ近くにあるわけではありません。必要なのかどうかわからない資料と重いノートパソコンを自席まで運んで仕事に取り掛かるのです。帰宅時はさらに資料が増えて、あまり使わない資料はロッカーに入ったままとなっていくのです。

 
ロッカーがすごいことになっていたら、円滑に仕事を進められるでしょうか。サイズは小さくても、奥深く高さもあるロッカーは、浅いひきだしの中より厄介かもしれません。いくらカギはかかっていても、どこに何が入っているかわからないという時点で、情報漏洩、盗難されているかもわからないロッカーになっているかもしれないのです。
 

せめて半年に一度は、自分の領域から資料整理

いつも管理していれば一番いいのですが、忙しい人はせめて半年に一度、職場の資料整理をぜひやってみませんか。ロッカーでも、まずは机の引き出しひとつでも構いません。月曜の出社後一時間に一か月間限定など、期限をつくることもよいですね。
まずは全部出す。そしてひとつひとつ内容をチェック。おおよその資料は、案件毎でひとかたまりになっていることが多いです。またパソコンから印刷した資料はデータが残っていることが多いので、比較的判断しやすいでしょう。必要な資料はファイリングするなど、保管を心がけます。保管の場合は期限も決めておかないと、何年も残しておくことになりますので、期限を設定しておきます。いつまで残してよいかわからない資料がある場合は、まず半年や1年などと決めておき、「20XX年XX月・期限可否再判定」という方法もあります。しっかり記入しておくと、忘れずにおけますよ。
 
 
紙は重いし薄いからこそたまりやすいです。
スムーズにお仕事をするためにも
手際よく、でも根気よく整理しましょう。
 
ではでは。
トトノエトトノウでした。