資料は1枚だと薄い。でも増えると重い。

資料は本当にうまく整理できないもののひとつです。気がつくとどんどんたまります。ワタシ自身、何度も資料整理をする際に捨てられない学生時代のテキストがいくつもありました。以前習ったおけいこごとのテキストは、少量ではありますが今でも手元に残っております。

 

先日、こんなご相談を受けました。「資料を自宅にたくさん持ち帰ってきました。昔からの資料もあり、膨大になってしまったのです。少しずつ整理しているのですが、過去の資料も今後使うのではないかと考えてしまって、なかなか片付かないのです。どうしたらよいでしょう？」

 

職場で働いていた時にも、机の横にテスト結果や仕様書を山のように積んでいた人がいました。「だいたいどこにどの資料があるかわかっているから大丈夫」とその人は言っておりました。

通常はサーバー上にデータが残ってます。紙で印刷して残していても、過去の資料を探すときはもっぱらパソコンで探していたので、山の中から探してその資料を使うことはなかったように思います。

 

話を元に戻しましょう。膨大な資料の山。しかも今後も使うかもしれない。ではどうすればよいでしょうか？

 

本当に使うかな？期限を設けて見極めよう

まずはいつものようにすべて中身をチェックします。本当に必要かどうか見極めましょう。しかし要不要では判断がつかない「いずれつかうかも」な資料が必ず発生します。この段階では判断が付けられないので、量を決めて保管しておきます。そしてそのダンボールに期限を設けます。「20xx年xx月まで」と書いておくといいでしょう。

ものにもよりますが、目安は1年です。箱は奥にしまわずに、ある程度わかりやすい場所に保管するのもポイントです。
箱は目立つ仕切りをつけて、期限までに使用した資料は仕切りの右、使っていない資料は仕切りの左などとルールも作ります。

期限がきたら、左のモノは不要と判断することができますね。

 

資料の整理は、第三者がいるとやりやすい

第三者がいると仕事がはかどります。理由は３点です。
１）客観的に見る人がいることで、ひとりの時より冷静な判断が可能である。
２）後回しにしづらくなる。
３）膨大な量なので、ひとりでおこなっていると気分が萎えてしまう。第三者がいることで、気持ちの切り替えもやりやすい。

 

ひとりでやるとどうしてもうまくいかない場合は、人のチカラも借りましょう。

第三者の手がほしい方はこちらから。

 

スキャンする方法もあり

使わないけどどうしても残しておきたいモノは、無理に処分する必要はありません。ただ、スペースの問題もありますね。その場合はスキャンすることをお勧めします。お持ちのプリンタにスキャン機能があればそれを使うのもテですし、スマートフォンなどで写真を撮って、それを保存するのもいいでしょう。

無料で使用できるスキャンアプリもあります。

Camscanner（Android版）

https://play.google.com/store/apps/details?d=com.intsig.camscanner&hl=ja

Camscanner（Apple版）

https://itunes.apple.com/jp/app/camscanner-free/id388627783?mt=8

 

紙でどうしても残すべきもの、データで残っていればよいものもわけることできれば、資料も気軽に残せますね。残す量は意識しながら、必要なものはしっかり保存しておきましょう。

 

ではでは。
トトノエトトノウでした。