資料の整理がうまくいかない。そんなときどうする?

2017.02.26 (日)

書斎や勉強部屋で片付かないモノは本、雑誌と資料、そして文房具

資料は本当にうまく整理できないもののひとつです。気がつくとどんどんたまります。

先日、こんなご相談を受けました。
「資料を自宅にたくさん運んできました。昔からの資料も持ち帰ってきたので膨大になってしまったのです。少しずつ整理しているのですが、過去の資料も今後使うのではないかと考えてしまって、なかなか片付かないのです。どうしたらよいでしょう?」

過去の資料はなかなか捨てられないこともよくあります。気持ちは大変よくわかります。
私も捨てられない学生時代のテキストがいくつかありましたし、以前習ったおけいこごとのテキストは、すべてではないものの今でも手元に残っております。

システムエンジニア時代も、机の横にテスト結果や仕様書を山のように積んでいた人がいました。「だいたいどこにどの資料があるかわかっているから大丈夫」とは言っておりましたが、その中から探してその資料を使うことは結局なかったように思います。
通常はサーバー上にデータは残ってますし、紙ベースで残す必要もあまりなかったので、過去の資料を探すときは、もっぱらパソコンで探しておりました。
話を元に戻しましょう。膨大な資料の山。しかも今後も使うかもしれない。ではどうすればよいでしょうか?

資料の整理は、第三者がいるとやりやすい

まずはいつものようにすべて中身をチェックします。本当に必要かどうか見極めましょう。
ここで実は、第三者がいると仕事がはかどります。理由は3点です。
1)感情が入ってしまうことが多いので、客観的に見る人がいることでひとりの時より冷静な判断が可能である。
2)後回しにしづらくなる。
3)膨大な量なので、ひとりでおこなっていると気分が萎えてしまう。第三者がいることで、気持ちの切り替えもやりやすい。

ひとりでやるとどうしてもうまくいかない場合は、人のチカラも借りましょう。
第三者の手がほしい方はこちらから。

本当に使うかな?期限を設けて見極めよう

本当に必要なものと必要でないものとの中間、「いずれつかうかも」が必ず発生します。
これは判断がこの段階ではつきかねますので、バンカーボックス1箱など、量を決めて保管しておきます。
そしてそのダンボールに期限を設けます。「20xx年xx月まで」と書いておくといいでしょう。
ものにもよりますが、目安は1年です。箱は奥にしまわずに、ある程度わかりやすい場所に保管するのもポイントです。
箱は目立つ仕切りをつけて、期限までに使用した資料は仕切りの右、使っていない資料は仕切りの左などとルールも作ります。
期限が来たら、左のモノは不要とみなすことができますね。

スキャンする方法もあり

使わないけどどうしても残しておきたいモノは、無理に処分する必要はありません。ただ、スペースの問題もありますね。その場合はスキャンすることをお勧めします。お持ちのプリンタにスキャン機能があればそれを使うのもテですし、スマートフォンなどで写真を撮って、それを保存するのもいいでしょう。

無料で使用できるスキャンアプリもあります。
Camscanner(Android版)
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=ja
Camscanner(Apple版)
https://itunes.apple.com/jp/app/camscanner-free/id388627783?mt=8

紙でどうしても残すべきもの、データで残っていればよいものもわけることできれば、資料も気軽に残せますね。残す量は意識しながら、必要なものはしっかり保存しておきましょう。

ではでは。
トトノエトトノウでした。

▼シェアをお願い致します!▼

関連する投稿

現在の記事: 資料の整理がうまくいかない。そんなときどうする?

お問い合わせ・ご相談はこちら

メールでのお問い合わせ

フォームからのお問い合わせ

お問い合わせフォーム »

コラムテーマ一覧

過去のコラム

主なコラム

⇑ PAGE TOP