探し物に時間をかけていませんか？

 
朝、会社に行ってメールチェックをして「さあ仕事を始めるか」と
引き出しから昨日使っていた資料を出して…
 
…あれ？どこいったっけ？？
 
がさごそと探し始めて、気がつくと5分10分経ってしまったことはありませんか？
システムエンジニア時代に私が何度も経験した本当の話です。
終電に間に合うように慌てて会社を出て、翌朝に資料を探してしまうことはよくありました。

情報セキュリティ保護の目的で、「クリアデスク」という制度を実施している職場もあります。そのような場合は、帰宅時に引き出しやロッカーにすべてしまうルールになってます。
見た目はとてもきれいなのですが、慌てて帰宅する際に無意識にしまいこむために、引き出しやロッカーが大変なことに！！という矛盾した状態があったのです。
ヒトによっては雪崩が起きそうなくらい、資料を詰め込んでいる人もいました。
 

ペーパーレスといわれているこの世の中でも、
まだまだ紙に印刷して保持している人が多いですね。
 

よく使う資料は手前に

立てて置けるくらいの深い引き出しは、横に積み重ねてしまうとわからなくなりますので、クリアファイルや仕切りを使って立てて使いましょう。そして、使ったあとの資料は手前に置く、右（もしくは左）に置くなどと自分なりのルールを決めるとよいですね。
立てられない引き出しの場合は、引き出しごとに分類するだけでもわかりやすくなります。
引き出しにも容量があります。入らないくらいのたくさんの資料があるときは整理をするとき。ルールを意識して格納すると、奥は必然的に使っていない資料なので、処分すべきかファイルに綴じて保管すべきかの判断もラクです。
 

クリアファイルにインデックスをつける

 
会社で支給されることもあるクリアファイル。大抵は透明です。同じファイルばかりでどれに何を入れたのかわからなくなってしまいますね。らばとインデックスをつける方法です。
インデックスシールをつけても良いですが、ワタシは付箋を裏返しで使用しておりました。
半分に折り返して用途を記載し、内側の折り目に貼り付けるのです。さらに右上にも、同じく裏を使って貼りつけます。
コツは粘着部分を手前にすること。
用紙を出し入れするときにはがれる心配がありません。
付箋自体の色や、蛍光ペンで色別にするだけでも、わかりやすくなりますね。
今はマスキングテープもありますので、裏を使わなくとも、さらに手軽にできます。

 
引き出しの中の資料のしまい方も、少しルールを決めるとラクになります。
１日１０分探し物をすると、１ヶ月で３時間探し物をしていることに。
少しでも効率が良くなると、早く帰れる…かも。
 
ではでは。
トトノエトトノウでした。